Sáng ngày 26/9/2025, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức “Hội nghị giải đáp vướng mắc về văn thư, lưu trữ khi vận hành chính quyền địa phương 02 cấp và chuyển giao phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số” cho các tỉnh khu vực miền Nam và một số tỉnh miền Trung tại Trụ sở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II (số 17A Lê Duẩn, phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh).

Thứ trưởng Bộ Nội vụ - Cao Huy và Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - Đặng Thanh Tùng đến dự và phát biểu tại Hội nghị. Chủ trì Hội nghị có đồng chí Nguyễn Thanh Bình  - Phó Cục trưởng và đồng chí Nguyễn Thị Chinh - Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ, Cục  Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Cùng tham dự Hội nghị có các đại biểu là đại diện lãnh đạo, công chức các Sở Nội vụ, Sở Khoa học và công nghệ, Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc 11 tỉnh, thành phố khu vực miền Nam và miền Trung gồm: Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Cần Thơ, Đồng Nai, Tây Ninh, Vĩnh Long, Đồng Tháp, Cà Mau, An Giang, Quảng Trị, Nghệ An, Hà Tĩnh. Đại diện các đơn vị phát triển phần mềm và chuyên gia trong lĩnh vực lưu trữ cũng có mặt để trực tiếp giải đáp các thắc mắc chuyên môn. Riêng tỉnh Quảng Trị có đại diện: Lãnh đạo Sở Nội vụ; Lãnh đạo, chuyên viên Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ và Công tác thanh niên; Lãnh đạo và viên chức Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Quảng Trị và Nam Quảng Trị.

Thứ trưởng Bộ Nội vụ Cao Huy, phát biểu khai mạc Hội nghị

Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - Đặng Thanh Tùng phát biểu tại Hội nghị

Toàn cảnh Hội nghị

Phát biểu khai mạc Hội nghị, Thứ trưởng Bộ Nội vụ Cao Huy cho biết, Bộ Nội vụ, trực tiếp là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã chủ động, kịp thời hướng dẫn các địa phương quản lý hồ sơ, tài liệu trước, trong và sau khi thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp. Tuy nhiên, thực tiễn sinh động ở các địa phương cho thấy, vẫn còn nhiều vướng mắc khó khăn khi thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ giấy, số hóa tài liệu lưu trữ để phục vụ kịp thời hơn nữa quá trình vận hành chính quyền địa phương 2 cấp và nhu cầu thông tin của công dân.  Thách thức là rất nhiều, khó khăn là rất lớn, tuy nhiên, đây lại là thời cơ để ngành văn thư, lưu trữ chuyển mình. Với trách nhiệm cơ quan tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ đồng hành cùng các địa phương để thực hiện tốt nhiệm vụ được Đảng và Nhà nước giao, cùng tháo gỡ các vướng mắc, khó khăn về văn thư, lưu trữ trong quá trình vận hành bộ máy chính quyền 02 cấp.

          Chia sẻ tại Hội nghị, các đại biểu tại các địa phương cho biết những khó khăn vướng mắc trong quá trình vận hành mô hình địa phương 2 cấp: cần có hướng dẫn cụ thể về chính sách đãi ngộ, chế độ phụ cấp đặc thù trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ phù hợp; lộ trình số hoá tài liệu cấp huyện sau khi kết thúc hoạt động; Các quy định liên quan đến giá trị pháp lý của tài liệu điện tử; Các quy định chi tiết về tiêu chuẩn, quy trình số hóa đối với từng loại tài liệu khác nhau; số lượng tài liệu tồn đọng của tỉnh, thành phố đang rất lớn, nhiều tài liệu bàn giao chưa được chỉnh lý; kho lưu trữ chưa được đáp ứng nhu cầu hiện tại; việc xác định nguồn tài liệu thực hiện số hóa; các văn bản hướng dẫn còn chồng chéo và chưa thống nhất; quy trình và phần mềm số hóa chưa đồng nhất; thiếu hụt nguồn nhân lực chuyên trách về văn thư, lưu trữ; khó khăn trong việc xác định cơ quan có thẩm quyền lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số hóa; chưa có hệ thống phần mềm lưu trữ điện tử đồng bộ; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức cụ thể trong quản lý tài liệu lưu trữ UBND cấp xã…

Đại diện Lãnh đạo các tỉnh, thành phố phát biểu ý kiến tại Hội nghị

Đại diện Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giải đáp khó khăn vướng mắc

Bên cạnh việc giải đáp thắc mắc, ghi nhận các khó khăn để đề xuất phương hướng giải quyết, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã phối hợp với Tập đoàn FPT, Công ty FSI chuyển giao Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ số và trao tặng phần mềm số hoá tài liệu lưu trữ cho các địa phương để triển khai cài đặt, vận hành trên hạ tầng công nghệ thông tin của địa phương. Qua đó, góp phần nâng cao năng lực quản lý dữ liệu, tạo nền tảng để các địa phương xây dựng hệ thống lưu trữ số đồng bộ, thống nhất trên toàn quốc.

Lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chuyển giao phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số cho đại diện các tỉnh.

Tập đoàn FPT trao tặng phần mềm số hoá iSOMA cho các địa phương tại hội nghị

Công ty FSI trao tặng phần mềm số hoá DIONE cho các địa phương tại hội nghị

Hội nghị “Giải đáp vướng mắc về văn thư, lưu trữ và chuyển giao phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số” không chỉ là một diễn đàn chuyên môn mà còn là một cơ hội quý báu để các địa phương chia sẻ kinh nghiệm trong công tác tổ chức, quản lý văn thư và lưu trữ.

Bên cạnh đó, việc chuyển giao phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số để ứng dụng tại các địa phương không chỉ góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ mà còn giúp các địa phương nâng cao hiệu quả kết nối, chia sẻ dữ liệu hành chính giữa các cấp chính quyền, tăng cường khả năng phục vụ, giảm thời gian tìm kiếm và xử lý hồ sơ, đồng thời bảo đảm an toàn và bảo mật thông tin, cải thiện dịch vụ công cho người dân và doanh nghiệp./.